É só um recado? E-mail pode não ser a melhor opção

Antes de enviar uma mensagem, avalie se não vale a pena usar rede social, celular ou até o telefone para ganhar tempo

A caixa de e-mail lotada pode até não ser suficiente para deixá-lo estressado. Mas, independentemente disso, vale a pena gerir suas comunicações pessoais de forma inteligente e de olho na finalidade de cada ferramenta. Nem que seja para mandar melhor no trabalho. "Antes, informação era poder. Hoje, o poder está na distribuição da informação", afirma Eline Kullock, presidente do Grupo Foco, especializado em recrutamento de pessoal.

O conselho é se questionar antes de tomar a decisão sobre o que fazer com determinada informação. É urgente? Confidencial? Vai para várias pessoas? É só um recado? Precisa de resposta rápida? Para cada situação, há uma forma de comunicação mais adequada.

Digamos que, como na história da página ao lado, você tenha recebido uma ordem por e-mail do chefe, mas tem dúvida sobre como executar a tarefa. É mais eficiente iniciar rapidamente uma conversa no Messenger do que responder ao e-mail, que gerará uma tréplica. Entre no Messenger, tire a dúvida e saia. Se a conversa for demorar mais de três minutos, opte pelo telefone (que pode ser o Skype, gratuito).

"Uso muito o MSN para questões rápidas, mas não consigo me desvencilhar do e-mail porque preciso documentar o envio", diz a arquiteta Viviane Cesare, de 28 anos. Mesmo aberta a outros tipos de comunicação e com uma rotina até certo ponto móvel (ela visita obras e viaja com freqüência), Viviane acha que fica demais no escritório, atrás do computador, mergulhada em e-mails. "Para determinados assuntos, como erros de trabalho, a comunicação tem de ser ao vivo, para passar a vibração."

Há realmente determinados momentos em que a comunicação pessoal é insubstituível, casos em que há negociação ou quando é preciso transmitir mensagens emocionais, em que o tom de voz, a postura e a proximidade influenciam. "Por mais que o telefone e até os comunicadores tentem preencher a lacuna da emoção, não é possível transmitir empatia", diz Eline, do Foco.

Quando não precisar da entonação da voz e da presença para passar o recado, as possibilidades aumentam. Você pode sanar problemas urgentes com mensagens de celular (SMS); falar com muitos e receber respostas rápidas numa página só com o Twitter e usar um blog para afastar da caixa de e-mail as perguntas repetidas que lhe farão sobre determinado assunto naquele dia. Quer chamar o pessoal para uma festa daqui a dois finais de semana? Não lote a caixa de entrada alheia. É melhor deixar um recado no Orkut.

O estudante Eugênio Vasconcelos, de 18 anos, é entusiasta das redes sociais. Para ele, comunicar-se por e-mail é algo "incerto" e "abstrato", não traz a certeza da resposta. "Com Orkut, MySpace e Skype, quem vai querer mandar mensagem e esperar horas ou dias pra receber uma resposta?", pergunta o estudante.

TENDÊNCIA

De acordo com o Ibope/NetRatings, o uso de e-mail entre brasileiros estagnou. Em agosto, entre os usuários de internet residencial, 18 milhões de pessoas (74% do total) acessaram sites de e-mail. Há um ano, o índice era de 75%. Hoje, um usuário de e-mail abre em média 176 páginas por mês, contra 196 em 2007.

"Quando se compara essa informação com o consumo de páginas no Orkut conclui-se que o e-mail perdeu espaço para redes sociais", afirma o analista José Calazans, do Ibope. A rede social do Google terminou 2007 com 13 milhões de usuários e, hoje, tem 15,2 milhões, a maioria deles usando o site para se comunicar .

O bom uso que se pode fazer dos vários tipos de comunicação é justamente a mistura equilibrada e com bom-senso de todos eles. Afinal, há diferentes finalidades e intenções em cada mensagem.

No trabalho, essa organização é fundamental. "O primeiro passo é olhar para a própria rotina com senso crítico e arrumar um jeito de hierarquizar os e-mails", diz o consultor de carreira da Catho Renato Waberski.

Para Eduardo Campos de Oliveira, gerente da divisão de produtividade da Microsoft, o "trabalhador do conhecimento", se gerenciar bem seus e-mails e contatos, pode ser "ainda melhor".

Você quer ser melhor?

Fonte: O Estado de S. Paulo